Besluitenlijst B&W-vergadering 21 april 2020

Details van de vergadering
Bevat Besluitenlijst B&W-vergadering
Datum: 21 april 2020
Aanwezig:
J.P.M. Klijs  burgemeester
ir. J.C. Slagboom gemeentesecretaris
D.J. Brummans wethouder
A.M.J. Dingemans MEd wethouder
C.J.A. van Dorst MBA wethouder
E. Schoneveld  wethouder
C. Polak strategisch communicatieadviseur

Agendapunten

  1. Vaststelling besluitenlijst van de B&W-vergadering van 14 april 2020

    Het college besluit:
    De besluitenlijst ongewijzigd vast te stellen.

  2. Vaststelling vertrouwelijke besluitenlijst van de B&W-vergadering van 14 april 2020

    Het college besluit:
    De vertrouwelijke besluitenlijst ongewijzigd vast te stellen.

  3. Voortgang KPI 2019

    Het college besluit:

    1. Het voortgangsverslag KPI archief- en informatiebeheer 2019, het plan van aanpak en de bijhorende planning voor 2020-2021 vast te stellen;
    2. De gemeenteraad via een raadsinformatiebrief te informeren over de voortgang van KPI archief- en informatiebeheer 2018 in 2019 en de verwachting voor 2020 en 2021.

    Tijdens het jaarlijkse inspectiebezoek van de archiefinspecteur van het West-Brabants Archief (WBA) zijn de huidige stand van zaken, de voortgang in de afspraken ten opzichte van het vorige inspectiebezoek en de plannen en ontwikkelingen voor de komende jaren besproken. Er zijn geen knelpunten geconstateerd en we hebben meer dan voldoende aandacht voor onze documentaire informatievoorziening.

  4. Rapportage nazorgonderzoek “Beheerafspraken multifunctionele accommodaties”

    Het college besluit:

    1. Kennis te nemen van de rapportage nazorgonderzoek "Beheerafspraken multifunctionele accommodaties".
    2. Het onderzoek “Beheerafspraken multifunctionele accommodaties” uit 2013 af te sluiten en de voortgang van de optimalisering van contractbeheer en –bewaking (inclusief risicobeheersing) te monitoren via de interne controle.
    3. De resultaten van het nazorgonderzoek (via de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken) ter kennisname te brengen van de gemeenteraad.

    Conform het onderzoeksprogramma is een nazorgonderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken van de aanbevelingen uit het art. 213a-onderzoek “Beheerafspraken multifunctionele accommodaties” uit 2013. Uit het (beperkte) nazorgonderzoek komt naar voren dat de twee resterende aanbevelingen nog in uitvoering zijn. De aanbevelingen worden inmiddels wel goed opgepakt. Zo zijn al enkele acties ondernomen, zoals de vastlegging van huurovereenkomsten in het nieuwe vastgoedregistratie-systeem en het (zo veel mogelijk) hanteren van uniforme voorwaarden bij nieuwe contracten. Eerst op het moment dat de implementatie van het vast-goedregistratiesysteem gerealiseerd is (eind 2020) kan dit systeem worden ingezet als beheersings- en bewakingsinstrument in het kader van contractbeheer en –bewaking.
    Vervolgens kan ook worden bezien op welke wijze het vastgoedregistratiesysteem kan worden ingezet op de bewaking van de mogelijke risico’s die contracten met zich meebrengen.
    De voortgang van de implementatie van het vastgoedregistratiesysteem en de optimalisering van contractbeheer en –bewaking (incl. risicobeheersing) worden via de jaarlijkse interne controle gemonitord. De aanbevelingen vanuit de interne controle liggen in het verlengde van de (nog resterende) aanbevelingen uit het art. 213a-onderzoek “Beheerafspraken multifunctionele accommodaties”. Aangezien het niet gewenst is om zowel vanuit de (verbijzondere) interne controle als vanuit dit nazorgonderzoek, hetzelfde proces en nagenoeg dezelfde aanbevelingen te blijven volgen, wordt voorgesteld om de voortgang te monitoren via de interne controle en het onderzoek af te sluiten.
    Het management en het college zullen van de resultaten omtrent de optimalisering van het contract-beheer en -bewaking (met het vastgoedregistratiesysteem als bewakings- en beheersingsinstrument) op de hoogte worden gehouden via de IC-verslagen en de managementletter.