Contract wekelijkse Gemeentepagina’s in de Moerdijkse Bode

Het college besluit:

  1. Een nieuw contract te sluiten met de Moerdijkse Bode voor de plaatsing van de gemeente-lijke pagina’s, met een volume dat financieel onder de Europese aanbestedingsgrens blijft, voor een periode van 2 jaar met een optie voor gelijkblijvende voorwaarden voor nogmaals 2 jaar
  2. Een afwijkingsbesluit te nemen om een enkelvoudige aanbesteding uit te voeren. Hiermee wijkt het college af van het vigerende Gemeentelijk Inkoopbeleid, dat bepaalt dat voor dit bedrag een Nationaal Openbare aanbesteding moet worden gevoerd. Het college wijkt hiervan af omdat de Moerdijkse Bode het enige medium binnen de gemeente Moerdijk is met een dekkend aanbod. Er is geen concurrentie;
  3. Een nieuw contract af te sluiten voor zowel de reguliere wekelijkse gemeentepagina’s (1,6 pagina per week) als de extra ruimte voor berichtgeving over de Centrum Ontwikkeling Zevenbergen 13 x per jaar 3 x 175 mm).;
  4. Het nieuwe contract tevens te benutten als een nieuwe start voor de reguliere gemeente-pagina’s die kansen biedt voor een vernieuwde inhoud met een meer visuele vormgeving en uitstraling en de integratie met digitale media verbetert;
  5. Het bedrag dat niet langer wordt ingezet voor het inhuren van ruimte voor de wekelijkse pagina’s in de Moerdijkse Bode, in te zetten voor een special met social advertising. Dit maakt het mogelijk om budgetneutraal de kansen van social advertising (gerichter bereik) te benutten.
  6. Het beschikbare volume binnen het nieuwe contract te verdelen tussen:
    1. Reguliere Gemeentepagina, 1/1 pagina per week;
    2. Column College, om de week 0,6 pagina;
    3. De Raad aan de slag, om de week 0,6 pagina;
    4. Centrum Ontwikkeling Zevenbergen 13 x per jaar 3 kolommen van 175 mm).
  7. De eindredactie van de reguliere pagina (a t/m c bij punt 6) in handen te leggen van de afdeling Communicatie met als handvat de prioritering van de inhoud als volgt:
    1. Aankondiging van en uitleg over voorgenomen beleid en besluitvorming over beleid. Beknopte tekst met goed aanvullend beeldmateriaal;
    2. Aankondiging van openbare raads- en commissievergaderingen en andere openbare gemeentelijke bijeenkomsten met bewoners;
    3. Korte aanduiding van officiële kennisgevingen / bekendmakingen, met aanvullend een link naar de digitale opslag;
    4. Aankondiging van bijeenkomsten Gebiedstafels;
    5. Lokale informatie over gemeentelijke maatregelen als verkeersbesluiten, inzameling afval, openingstijden enz.;
    6. Korte colofon;
    7. Indien ruimte voorhanden: Foto van de week.
    8. De eindredactie van de bijdragen omtrent de Centrum Ontwikkeling Zevenbergen ligt bij het projectteam Centrum Ontwikkeling Zevenbergen.
    9. De vastgelegde in te huren ruimte zoals verwoord in het contract met de Moerdijkse Bode is de maximale in te huren ruimte. De bewaking van het maximale volume en halfjaarlijkse rapportage hierover aan het college ligt bij de afdeling Communicatie.

De gemeente Moerdijk publiceert al geruime tijd belangrijke informatie en officiële kennisgevingen, onder andere, via ingehuurde pagina’s in de Moerdijkse Bode. Dit is het enige huis-aan-huis medium dat bezorgd wordt bij alle adressen binnen de gemeente Moerdijk.
Bij een collegebesluit dat, gerekend over vier jaar bij elkaar opgetelde huurbedragen, uitkomt op een huurbedrag van € 221.000 per vier jaar of hoger, is de gemeente verplicht om een Europese aanbesteding uit te schrijven. Bij een bedrag dat hieronder blijft geldt volgens het gemeentelijke inkoopbeleid een zogenaamde Nationaal Openbare of Meervoudige onderhandse aanbesteding, waarbij aan drie tot vijf aanbieders wordt gevraagd om een inhoudelijk en financieel voorstel te doen.  Het college heeft besloten om de wekelijkse hoeveelheid paginaruimte te beperken tot een bedrag dat onder de Europese aanbestedingsgrens blijft. Omdat er maar één aanbieder is die de mogelijkheid biedt om alle huishoudens in de gemeente Moerdijk te bereiken heeft het college verder besloten om voorbij te gaan aan de regel van een Nationaal Openbare aanbesteding of een Meervoudige onderhandse aanbesteding, omdat er geen concurrenten op de markt zijn. Aan de Moerdijkse Bode is een offerte gevraagd voor een nieuw contract voor de plaatsing van de gemeentelijke informatie. De Moerdijkse Bode wordt goed gelezen en bereikt nagenoeg alle brievenbussen in de hele gemeente. De bewoners van Moerdijk zijn al jaren gewend aan de wekelijkse informatie via de gemeentepagina’s. Hoewel er de afgelopen jaren steeds meer en intensiever door de gemeente mede wordt gecommuniceerd via digitale en social media, kan de informatiewaarde van de wekelijkse gemeentepagina’s niet worden onderschat.
De verplichting om opnieuw naar het contract te kijken van de gemeentepagina’s in de Moerdijkse Bode biedt kansen om nog eens te kijken naar zowel de invulling van deze pagina’s, als de samenhangende onderdelen in de communicatiemix en de planning en aansturing daarvan. Het wegvallen van de verplichting om de officiële gemeentelijke kennisgevingen over vergunningen en besluiten via printmedia beschikbaar te stellen aan bewoners, biedt mogelijkheden om deze op een nieuwe manier aan te bieden.  De officiële mededelingen nemen wekelijks flink wat ruimte in beslag. Het is mogelijk om dit te verschuiven naar een korte aankondiging, met alleen informatie over waar er vergunningen zijn aangevraagd en verleend, die doorverwijst naar uitgebreide informatie op de gemeentelijke website. Het nieuwe contract biedt ruimte voor plaatsing van wekelijks maximaal 1,6 pagina met gemeentelijke berichtgeving. Dit wordt verdeeld over:

  • volle pagina per week met daarop de gebruikelijke gemeentelijke berichtgeving, 
  • om de week een column van het college van 0,6 pagina,
  • en  om de week 0,6 pagina, met daarop informatie over zaken die aan de orde zijn binnen de gemeenteraad en haar commissies.

Daarnaast is er dertien keer per jaar ruimte voor een rubriek Van 3 kolommen van 175 mm over de Centrum Ontwikkeling Zevenbergen.
Het ruimtegebruik op de gemeentelijke pagina’s kan verder worden teruggebracht door, nog meer dan al het gebruik is, onderwerpen aan te kondigen en vervolgens voor verdere informatie door te verwijzen naar uitgebreide informatie op de website. Verminderen van het contract biedt verder mogelijkheden om zowel extra tijd als geld te investeren in een pilot met social advertising, wat het mogelijk  maakt om tegen geringe kosten, heel gericht doelgroepen te bereiken via social media. Het is interessant om de omschakeling van de gemeentelijke informatiepagina’s te koppelen aan een pilot waarin print en social advertising elkaar versterken.