Afwijkbesluit: Vaststellen financiële en inkoop-technische randvoorwaarden voor de aanschaf en de implementatie van het beheerssysteem voor de

Het college besluit:

  1. In te stemmen met het raadsvoorstel ‘Beschikbaar stellen krediet en uitvoeringskosten voor databeheersysteem’
  2. Af te wijken van het aanbestedingsbeleid ten aanzien van de begeleiding en de implementatie van het nieuwe databeheerssysteem.

Om de openbare ruimte goed te kunnen beheren maken we gebruik van beheerdata, waaronder gegevens over de staat van de weg, het onderhoud van bomen en bijvoorbeeld het totaal aan oppervlakte van plantsoenen. Deze beheerdata is belangrijk om de openbare ruimte heel en veilig te houden tegen aanvaardbare maatschappelijke kosten en acceptabele risico’s. Ook zijn de juiste gegevens van belang om bijvoorbeeld de juiste hoeveelheden of oppervlakten op de markt te kunnen zetten als we werk uitbesteden. Een databeheerssysteem is gespecialiseerde software die niet alleen aangekocht, maar ook ingericht moet worden. Eenmaal ingericht, moet het systeem constant beheerd worden om de gegevens compleet, actueel en goed van kwaliteit te houden. De raad heeft in de Meerjarenbegroting rekening gehouden met de jaarlijkse kosten van het systeem. Zowel voor de kapitaalslasten, als het beheer en de licentiekosten. Ten aanzien van het tweede beslispunt: We hebben zelf de kennis niet in huis om het implementatie-proces te begeleiden en daarom maken we gebruik van flexibele inzet. Om een consistent proces door te voeren is het van belang om dezelfde partij te gebruiken voor zowel de voorbereiding, de aanbesteding, als de implementatie. Hiermee overschrijden we echter wel een aanbestedingsgrens. Om rechtmatig gebruik te kunnen blijven maken van deze partij wordt het college geadviseerd om gebruik te maken van hun bevoegdheid om af te kunnen wijken van het aanbestedingsbeleid.