Werkplekconcept en gemeentehuis nieuwe stijl fase 2

Het college besluit:

De raad voor te stellen om:

  1. In te stemmen met de invoering van een nieuw werkplekconcept conform scenario Optimaal zoals beschreven in de businesscase van februari 2021 opgesteld door Colliers International;
  2. Hiervoor een totaalbedrag aan middelen beschikbaar te stellen van € 8.290.000;
  3. Deze investering voor € 1.102.000 te dekken uit de voorziening onderhoud gebouwen en het restant van € 7.188.000 via afschrijving in 10 resp. 20 jaar, zoals aangegeven in de businesscase; 
  4. De jaarlijkse extra kapitaallast van € 626.000 te dekken als volgt:
     
    Middelen in stelpost nieuw beleid € 308.000 
    Kap.lasten van kredieten bureaustoelen & bureaus  € 28.000 
    Efficiencybesparing op personeel (1% van P-budget)  € 175.000 
    Besparing op energiekosten  € 4.000 
    Besparing op klein onderhoud  € 5.000 
    Subtotaal  € 520.000 
    Te realiseren extra huuropbrengst  € 106.000 
    Totaal 

    € 626.000

  5. De eerder beschikbaar gestelde kredieten voor vervanging van de bureaustoelen en bureaus van resp. € 178.500 en € 315.000 in te trekken;
  6. Het restant budget “experimenteren en vernieuwen” uit 2020 van afgerond € 75.000 beschikbaar te stellen voor training en changemanagement om de medewerkers van de gemeente Moerdijk een goede start te laten maken met de nieuwe werkwijze.

In het gemeentehuis is recentelijk de centrale hal vernieuwd, inclusief de balies en het bedrijfsrestaurant. De overige delen van het gemeentehuis, zoals de kantoor- en vergaderruimtes, zijn toen niet meegenomen. Het gemeentehuis is op die onderdelen verouderd en toe aan vernieuwing van o.a. het klimaatsysteem en het werkplekconcept. De meest logische keuze is, qua gebruiksgemak en kosten, het volledig vernieuwen van de klimaatinstallatie en het werkplekconcept.

Door te kiezen voor een werkplekconcept gebaseerd op activiteit gerelateerd werken, kan er makkelijker en beter worden (samen)gewerkt. Ook vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk voor de gemeente Moerdijk om het gemeentehuis bij de tijd te brengen.  

Er is een plan ontwikkeld om het gehele gemeentehuis weer bij de tijd te brengen, gebaseerd op de uitgangspunten: 

  1. Efficiënter gebruik maken van de beschikbare ruimte, waardoor ruimte overblijft voor verhuur, 
  2. Met meerdere huurders voorzieningen zoals het vergadercentrum, receptie en allerlei diensten delen (dit noemen we een multi tenant concept), 
  3. Met een co-working zone pieken in de ruimtebehoefte opgevangen. In deze zone kan gemakkelijk en flexibel worden (samen-)gewerkt zonder dat er in het gebouw steeds zaken moeten worden aangepast. 

Er zal flink verbouwd moeten worden om dat mogelijk te maken. Wat er gedaan moet worden en wat dat gaat kosten is zorgvuldig in beeld gebracht. Ook wat het vernieuwde gemeentehuis gaat opleveren aan gebruiksgemak, efficiency en huuropbrengsten is in beeld gebracht. Als van de ruimte die vrijkomt voor verhuur gemiddeld 57% wordt verhuurd, dan zullen de kosten niet stijgen ten opzichte van nu. Wordt er meer verhuurd, dan dalen de kosten na de aanpassingen zelfs.In de loop van 2021 wordt een ontwerp gemaakt en de uitvoering voorbereid. In 2022 zal het gemeentehuis worden verbouwd, zodat er begin 2023 gebruik gemaakt kan worden van het vernieuwde gemeentehuis.