KPI archief- en informatiebeheer 2020

Het college besluit:

  1. In te stemmen met het verbeterplan als reactie op het KPI-verslag archief- en informatie-beheer 2020;
  2. De gemeenteraad via een raadsinformatiebrief informeren over het KPI-verslag over het jaar 2020 en het verbeterplan.

Begin 2020 hebben de archivaris en archiefinspecteur van het West-Brabants Archief (WBA) een volledige tweejaarlijkse archiefinspectie uitgevoerd over ons archief- en informatiebeheer en hiervan verslag uitgebracht. Uit het archiefverslag blijkt dat we voldoende aandacht hebben voor ons archief- en informatiebeheer. Ook zijn er verbeterpunten genoemd, met name m.b.t. de KPI-onderdelen ‘Interne kwaliteitszorg en toezicht’ (KPI 4) en ‘Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzame archiefbescheiden’ (KPI 5). De belangrijkste aanbevelingen die hier uit voortkomen zijn het opzetten van een ‘kwaliteitssysteem informatiebeheer’, het opzetten van een (SMART) verbeterplan, het actualiseren van het overzicht van archiefwaardige applicaties en het realiseren van een informatiebeheerplan.

De aanbevelingen van de archiefinspecteur verscherpen onze plannen op het archief- en informatiebeheer, deze worden overgenomen en zijn uitgewerkt in een verbeterplan. Ook de openstaande aandachtspunten uit het toezichtoordeel uit 2019, waarin werd geconcludeerd dat het archief- en informatiebeheer gedeeltelijk voldoet, komen hierin terug. Hiermee verwachten we de nodige verbetering aan te brengen, dat door de provincie getoetst zal worden als onderdeel van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).

De gemeenteraad wordt via een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de stand van zaken en de aanpak m.b.t. archief- en informatiebeheer. Het IBT sturen we het verslag van de archiefinspectie en ons verbeterplan vóór 15 juli a.s. toe. Daarnaast zenden we het WBA het verbeterplan toe zodat het op de hoogte is van onze voortgang in het verbeteren van ons archief- en informatiebeheer.

Volgend jaar bekijken we met het WBA de voortgang van het verbeterplan en informeren we het college, de gemeenteraad en het IBT over de stand van zaken.