Krediet voor het bewerken en digitaliseren van het archief in de archiefkelder

Het college besluit:

Aan de gemeenteraad voor te stellen:

  1. In te stemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvoorwaarden om de dossiers in de archiefkelder te bewerken, te digitaliseren en over te brengen naar de depots van het West-Brabants Archief en hiervoor een budget van € 300.000 beschikbaar stellen, verdeeld over de jaren 2021 tot en met 2024;
  2. De kosten te dekken uit de specifiek voor dit doel gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid.

In de archiefkelder van de gemeente Moerdijk bevindt zich een schat aan informatie die volgens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komt en overgebracht moet worden naar de depots (archiefbewaarplaats of e-depot) van het West-Brabants Archief (WBA). Inwoners, bedrijven en andere belangstellenden krijgen zo toegang tot deze informatie. Voordat het WBA deze dossiers in zijn depots kan opnemen moeten deze bewerkt worden, zodat alleen bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is (schonen). Daarnaast is het van belang dat documenten zoals bouwtekeningen, vigerende milieuvergunningen en omgevingsvergunningen gedigitaliseerd worden, zodat deze digitaal raadpleegbaar zijn. Daarnaast is het van belang dat deze digitaal beschikbaar komen voor de processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Wet onroerende Zaken (WOZ). De gemeenteraad is gevraagd om het bedrag dat opgenomen is in de meerjarenbegroting 2021-2024 beschikbaar te stellen om er voor te zorgen dat deze dossiers geschoond (en digitaal) opgenomen kunnen worden in de depots van het WBA.