Evenementenvergunning
Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u meestal een vergunning nodig. Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Voor kleine evenementen is vaak een melding voldoende.
Een vergunning moet minimaal 8, 12 of 16 weken, afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, van tevoren worden aangevraagd.
Bij de aanvraag kunt u tegelijk de artikel 35-ontheffing aanvragen voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank en de aanvraag voor de hand- en spandiensten, digitale informatieborden en evenementenpanelen indienen.
Wellicht kunt u alle vragen niet direct invullen, bijvoorbeeld omdat u bepaalde informatie moet opzoeken. U kunt de aanvraag dan tussentijds opslaan via de button ‘Later afronden’. Om de aanvraag verder in te vullen of af te ronden, logt u in op uw persoonlijke omgeving Mijn Moerdijk. De aanvraag vindt u terug onder ‘Concepten’.
Wat heb ik nodig?
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement en de impact op de omgeving wordt tijdens het invullen van uw aanvraag gevraagd om een aantal documenten te uploaden. Denk aan een draaiboek, een mobiliteits-/verkeersplan of constructieve gegevens van tenten en andere objecten groter dan 25 m2. Bij iedere aanvraag is minimaal een veiligheidsplan en situatieschets/plattegrond nodig.
Hoe maak ik een veiligheidsplan, plattegrond of verkeerstekening?
De drie Brabantse veiligheidsregio’s hebben een gezamenlijke interactieve leidraad ontwikkeld voor het opstellen van een veiligheidsplan. Met behulp van 5 stappen kunt u als organisator zelf een logisch en samenhangend veiligheidsplan opstellen. Kijk hiervoor op de website Hoe maak je een veiligheidsplan voor een evenement?
Om u te helpen bij het maken van een goede situatietekening en plattegrond(en) heeft de gemeente de ‘Handreiking situatietekening en plattegrond(en)’ opgesteld.
Wilt u een verkeerstekening maken? Gebruik hiervoor het programma ‘Traffic Chart’.
Kosten
- Met een commercieel doel € 264,65
- Met een niet commercieel doel € 32,00
Als voor meerdere edities van een evenement per kalenderjaar tegelijkertijd vergunning wordt aangevraagd, zijn per editie leges verschuldigd. Over het totaal wordt dan een korting verstrekt van 50%.
Ontheffing artikel 35 Alcoholwet
- Met een commercieel doel € 131,25
- Met een niet commercieel doel € 32,00
Evenementenoverleg
Tijdens het evenementenoverleg bespreken de evenementencoördinator, andere gemeentelijke medewerkers (zoals de vergunningverlener, verkeersadviseur en veiligheidsadviseur) en de hulpdiensten maandelijks de operationele voorbereiding van evenementen en eventuele uitdagingen daarbij.
Organiseert u een evenement? Dan kunt u zich aanmelden om uw evenement tijdens het evenementenoverleg te bespreken. Tijdens dit overleg besteden we aandacht aan de praktische organisatie van het evenement. Denk hierbij aan voorbereidingen op het gebied van verkeer, veiligheid en bereikbaarheid, maar ook aan de uitvoering op de dag van het evenement zelf.
Behandelclassificatie
Na uw aanvraag wordt het evenement ingedeeld als een A-, B- of C-evenement. Deze behandelclassificatie bepaalt hoe uw aanvraag wordt behandeld.
Een A-evenement kent over het algemeen weinig risico’s en een beperkte impact op de omgeving. De gevolgen voor het verkeer zijn ook beperkt. Denk aan een kleinschalig optreden, voorstelling op een winkelplein, een braderie of een wandeltocht. Een B- en C-evenement kent een gemiddeld of verhoogd risico. De impact op de omgeving en het verkeer zijn groter. Denk aan carnaval, sportevenementen en muziekevenementen. Bij dergelijke evenementen is vooraf zorgvuldig overleg met de politie, brandweer en GHOR noodzakelijk.
Waar moet ik nog meer rekening mee houden?
Bij wegafzettingen en/of omleidingen kan het nodig zijn verkeersregelaars in te zetten om het verkeer in goede banen te leiden. Als organisator bent u zelf verantwoordelijk voor het werven van verkeersregelaars.
U meldt het evenement aan via de website van SVNL. De gemeente ontvangt hiervan automatisch een melding. Nadat het evenement is goedgekeurd, kunnen verkeersregelaars zich aanmelden voor het evenement. Zij moeten eerst een online instructie volgen. Na het succesvol afronden van deze instructie worden zij voor het betreffende evenement aangesteld.
Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid en zorg voor bezoekers, deelnemers en vrijwilligers tijdens uw evenement. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen welke evenementenzorg en EHBO-voorzieningen nodig zijn.
De Veldnorm Evenementenzorg helpt u hierbij. Aan de hand van deze veldnorm kunt u beoordelen welke evenementenzorg passend is voor uw evenement en hoe deze moet worden ingericht.
Meer informatie vindt u op de website van de Veldnorm Evenementenzorg.
Sinds 1 januari 2024 gelden Europese regels voor het gebruik van wegwerpplastic tijdens evenementen. Organiseert u een besloten evenement, dan mag u geen wegwerpplastic meer gebruiken. Hiervoor moeten herbruikbare bakjes en bekers worden gebruikt.
Organiseert u een openbaar evenement, dan moet een meerprijs worden berekend voor wegwerpbekers en -bakjes. U kunt er ook voor kiezen om herbruikbare bekers en bakjes te gebruiken of bezoekers hun eigen beker of bakje mee te laten nemen.
Meer uitleg en handige tips vindt u op de website van Minder Wegwerpplastic.
Wij adviseren u een aansprakelijkheids- of evenementenverzekering af te sluiten of te controleren of uw huidige verzekering voldoende dekking biedt. Als organisator bent u verantwoordelijk voor uw bezoekers, deelnemers en vrijwilligers. Daarnaast kunt u aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat tijdens het evenement.
De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch via deze verzekering verzekerd.
Kan ik het evenement gratis promoten?
Ja. Meld uw openbare evenement aan bij de Uitagenda. Uw evenement wordt dan ook weergegeven in de UIT Moerdijk-app, op VisitMoerdijk.nl en op VisitBrabant.com.