اللوائح الداخلية للمناطق الريفية

جمعية «Gebiedstafel Buitengebied» مسجلة بشكل إلزامي في السجل التجاري لغرفة التجارة في ويست برابانت تحت رقم KVK 74837400. والجمعية هي كيان قانوني يضم أعضاءً، وتتمتع بالاستقلالية في حقوقها وواجباتها. والغرض المحدد في المادة 2 من النظام الأساسي هو كما يلي:

يهدف الجمعية إلى المساهمة في تعزيز بيئة سكنية ومعيشية مثالية في المناطق الريفية التابعة لبلدية مورديك، دون الإعلان صراحةً عن تأييدها لأي تيار سياسي. ويُقصد بالمناطق الريفية الأراضي الواقعة في بلدية مورديك، باستثناء الأراضي الواقعة داخل المراكز السكنية وفقًا للحدود التي تحددها بلدية مورديك.

التقرير السنوي

وفقًا للمادة 12، الفقرة 2 من النظام الأساسي، يُعقد اجتماع عام (للأعضاء) واحد على الأقل سنويًّا، وذلك في غضون ستة أشهر من انتهاء السنة التقويمية الماضية، ما لم يقرر مجلس الإدارة تمديد هذه المهلة.

وهذا يعني أنه يتعين على أمين الصندوق إعداد تقرير مالي، وعلى الأمين إعداد التقرير السنوي العام، حيث يتم فيهما تقديم كشف حساب وتبرير عن الإدارة التي تمت خلال السنة التقويمية الماضية.

التدقيق النقدي في الشؤون المالية

مقدمة

تقدم الإدارة الميزانية العمومية وبيان الإيرادات والمصروفات، مصحوبة بشرح توضيحي، إلى الجمعية العامة (ALV) للموافقة عليها. ويوقع أعضاء الإدارة على هذه المستندات. وفي حالة عدم توقيع واحد أو أكثر منهم، يتم الإشارة إلى ذلك مع ذكر الأسباب.

لذلك، يجب أن تتولى لجنة مراجعة الحسابات مراجعة الحسابات سنويًّا، انظر المادة 12، الفقرة 3 من النظام الأساسي. ويستقيل أول عضو يتم تعيينه في لجنة مراجعة الحسابات بعد إجراء أول مراجعة للحسابات. ويُعتبر هذا إجراءً لمرة واحدة من أجل الحفاظ على روتين الاستقالة في السنوات المقبلة.

تعيين لجنة مراجعة الحسابات

للبدء، يُطلب من عضوين خلال الجمعية العامة للأعضاء الانضمام إلى لجنة مراجعة الحسابات، ثم يتم تعيينهما. ومن شروط التعيين أن يكون لدى المرشح معرفة أساسية بالمحاسبة أو الرغبة في تعلمها. كل عام، يتنحى أحد العضوين عن منصبه ولا يجوز إعادة انتخابه حتى يشارك جميع الأعضاء والمتطوعين المؤهلين الآخرين بالتناوب. لا يشغل أعضاء مجلس الإدارة مناصب في لجنة مراجعة الحسابات. ويحدد أمين الصندوق، بالتشاور مع لجنة مراجعة الحسابات، تاريخ ومكان ووقت إجراء مراجعة الحسابات.

تمنح لجنة المراجعة المالية إعفاءً كتابيًا للمجلس التنفيذي عن السياسة المالية التي اتبعت خلال العام الماضي، بعد الموافقة على المستندات التي تشكل أساس التقرير المالي السنوي. وتشمل هذه المستندات «بيان الأرباح والخسائر العام» و«الميزانية العمومية». ويحل من يتم تعيينه لملء شاغر مؤقت محل سلفه في جدول التناوب. يقوم الأمين بتحديث جدول انتهاء ولاية أعضاء لجنة الخزانة في ظل الإدارة الجديدة سنويًّا.

الإجراءات الرقابية التي يتعين تنفيذها

تقوم لجنة مراجعة الحسابات، من بين أمور أخرى، بإجراء عمليات المراجعة التالية التي تم تفصيلها أدناه مع بعض الأمثلة:

1. هل يتطابق رصيد الحساب (الحسابات) المصرفي في 31 ديسمبر من أي سنة تقويمية مع المبلغ الوارد في الميزانية العمومية؟
2. هل الشرح المرفق بالميزانية العمومية واضح ومقبول؟
3. دفتر الحسابات المصرفي أو الحساب (الحسابات) المصرفي: تُجرى عمليات تدقيق عشوائية، على سبيل المثال، مقارنة بين قيد نفقة أو إيرادات، والمبلغ المسجل في كشف الحساب المصرفي، والمبلغ المُقيد في السجلات المحاسبية.

جدول انتهاء ولاية لجنة مراجعة الحسابات

يتم تعديل هذا الجدول سنويًّا بسبب انقضاء المدة أو التغييرات التي تطرأ على الأعضاء المعنيين. وفي حال استقالة أعضاء لجنة المراجعة من مناصبهم أو تنحيهم مبكرًا، لا يتم تغيير تاريخ التنحي بالنسبة للعضو الذي سيخلفهم.

يُعيَّن عضو لجنة المراجعة لمدة أقصاها سنتان.

الإدارة العامة

تدار الجمعية من قبل مجلس إدارة يتألف من ثلاثة أشخاص على الأقل وخمسة أشخاص على الأكثر، انظر المادة 6 الفقرة 1. ويقوم الجمعية العمومية بتعيين أعضاء مجلس الإدارة من بين أعضائها. كما أن الرئيس والأمين العام وأمين الصندوق هم أعضاء في مجلس الإدارة. ويجوز لمجلس الإدارة تعيين نائب لكل منهم من بين أعضائه، ليقوم بمهام الشخص الذي عُيّن نائبًا له في حالة غيابه. وبهذه الطريقة، يمكن زيادة الدعم من جانب الأعضاء. وفيما يلي مناقشة للاتفاقات المتعلقة باتخاذ القرارات، ووصف المهام والمسؤوليات، وجدول الاستقالات.

عملية اتخاذ القرار في مجلس الإدارة العام

بالإضافة إلى ما ينص عليه النظام الأساسي، يجب توفر النصاب القانوني (عدد أعضاء مجلس الإدارة الذين يحق لهم التصويت) لكي تكون عملية اتخاذ القرار صالحة. وقد حُدد هذا النصاب القانوني بنصف عدد أعضاء مجلس الإدارة الذين يحق لهم التصويت، مع تقريب العدد إلى الأعلى إذا لزم الأمر.

وصف المهام والمسؤوليات لأعضاء مجلس الإدارة العامين

لم يتم تقديم وصف لمهام ومسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة، ولذلك قررنا أن ندرج ذلك في اللائحة الداخلية ونتفق عليه معًا.

الملف الشخصي لرئيس مجلس الإدارة

الرئيس هو واجهة الجمعية، داخليًّا وخارجيًّا. وتشمل مهامه أو مهامها ما يلي:

• إدارة اجتماعات مجلس الإدارة
  • تجميع بنود جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة
  • إدارة الجلسة
• اتخاذ المبادرات
  • مبادرة الشؤون المتعلقة بالسياسات ومتابعتها
• تنسيق وتنفيذ الأعمال الإدارية
• تمثيل المنظمة داخليًا وخارجيًا
  • إقامة علاقات خارجية والحفاظ عليها، بما في ذلك التواصل مع بلدية مورديك والجوار من أجل التنسيق.
  • جهة الاتصال المعنية، من بين جهات أخرى، بالمقاطعة وغرف التجارة والمنظمات الإدارية الإقليمية والوطنية المماثلة.

الملف الشخصي لأمين الصندوق

يُعد أمين الصندوق نقطة الاتصال الأولى في مجلس الإدارة فيما يتعلق بجميع الجوانب المالية. وتشمل مهامه أو مهامها ما يلي:

• تقييم ما إذا كانت النفقات التي تم إنفاقها وطلبات السداد تندرج ضمن الميزانية السنوية والاتفاقات التي تم التوصل إليها في اجتماعات مجلس الإدارة
  • تدير الشؤون المالية بطريقة شفافة
  • يقوم بإعداد البيانات المالية التي توافق عليها لجنة مراجعة الحسابات
• يدير الحسابات المصرفية، وحسابات التوفير (إن وجدت)، والاستثمارات
  • يدير قائمة الجرد والمخزون
  • يدير الميزانية ويُخوَّل له إجراء المدفوعات، وفقًا للميزانية المعتمدة
• الحفاظ على التواصل مع الرعاة والجهات المانحة
• يتولى استلام ومعالجة المراسلات المالية الخاصة بالجمعية

الملف الشخصي: أمين السر

الأمين هو الكاتب الرسمي لمجلس الإدارة، وبالتالي للمنظمة. وتتمثل مهامه أو مهامها في:

• كتابة الرسائل / رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من الوثائق نيابة عن الجمعية
  • الرد على البريد العادي والبريد الإلكتروني
  • تولي وإدارة الاتصالات الكتابية الخارجية
  • مراجعة البريد وإبلاغ عضو مجلس الإدارة المسؤول بالأمور المهمة
• أرشفة الرسائل/البريد الإلكتروني الواردة والاحتفاظ بنسخ من الرسائل المرسلة
  • تنظيم وإدارة ملفات الرسائل والوثائق
  • متابعة بريد مجلس الإدارة والرد على الرسائل الموجهة إلى الشخص المناسب

• إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات و/أو قوائم القرارات الخاصة بالاجتماعات المختلفة، مثل اجتماعات مجلس الإدارة (BV)
  • تقديم التقارير الخاصة بالشركة المحدودة (BV) باستخدام نموذج قائمة القرارات
  • أرشفة قائمة القرارات ومتابعتها
  • المسؤول النهائي عن الامتثال للنظام الأساسي واللوائح الداخلية للجمعية

الملف الشخصي: عضو عام في مجلس الإدارة

يدعم عضو مجلس الإدارة العام مجلس الإدارة التنفيذي. وتشمل مهامه ما يلي:

• المساهمة في وضع السياسات والإدارة والتنظيم للجمعية
• وضع المقترحات، وتقديم الدعم إلى مجلس الإدارة اليومي في الأنشطة الأخرى.

اللوائح التنظيمية - الاستقالة

1. لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الاستقالة أو تولي مناصبهم بشكل جماعي. ويحق للأعضاء المستقيلين الترشح لإعادة انتخابهم لفترة ولاية مدتها 8 سنوات.
2. يتنحى كل عضو في مجلس الإدارة اليومي أو مجلس الإدارة العام عن منصبه بعد أربع سنوات من تعيينه، وفقًا لجدول التنحي الذي يضعه مجلس الإدارة. ويحق للعضو المنتهية ولايته أن يُعاد انتخابه على الفور (بالتزكية) في الجمعية العامة للأعضاء، أما من يتم تعيينه لملء شاغر بين فترتين، فيحل محل سلفه في جدول التنحي.
3. كما تنتهي عضوية مجلس الإدارة في الحالات التالية:
   • بسبب الوفاة؛
   • بموجب إعلان إعلان الإفلاس؛
   • بسبب وضع الشخص تحت الوصاية؛
   • بسبب إنهاء العضوية من جانب العضو؛
   • بسبب الفصل أو الإيقاف عن العمل (انظر المادة 4 من النظام الأساسي).
4. في حالة حدوث شاغر، يتولى أحد أعضاء مجلس الإدارة — أو أكثر إذا لزم الأمر — مهام العضو الذي نشأ الشاغر في منصبه، بشكل مؤقت. ويتم توزيع المهام بالتشاور المتبادل خلال اجتماع مجلس الإدارة. وينتهي سريان هذا الترتيب فور شغل الشاغر وإتمام عملية تسليم المهام بشكل ملائم.

جدول انتهاء ولاية أعضاء مجلس الإدارة

ينص المادة 6، الفقرة 4أ من النظام الأساسي للجمعية على أن أعضاء مجلس الإدارة يتنحون عن مناصبهم وفقًا لجدول زمني يضعه المجلس، وأن المدة القصوى للولاية هي ثماني (8) سنوات.

يتم تعديل هذا الملحق سنويًّا، عند الضرورة، بسبب انتهاء مدة العضوية أو تغييرات في أعضاء مجلس الإدارة. يُعيَّن كل عضو في مجلس الإدارة لمدة أقصاها 4 سنوات. ويمكن إعادة انتخاب الأعضاء المنتهية عضويتهم في الجمعية العمومية للأعضاء بأغلبية الأصوات.

اجتماعات مجلس الإدارة

الاتفاقات داخل مجلس الإدارة

1. إلغاء الاشتراك: يُتوقع منك أن تُبلغ عن عدم حضورك إذا تعذر عليك حضور الاجتماع.
   • على الأقل رسالة عبر واتساب أو البريد الإلكتروني، مع الإخطار قبل 24 ساعة على الأقل.
   • مراجعة محضر الاجتماع والإجراءات المتخذة بعد انتهاء الاجتماع.
2. الوقت: تبدأ الاجتماعات في الموعد المحدد بالضبط.
   • هل تتوقع أن تتأخر بسبب تأخر نشاط سابق قليلاً أو بسبب مشاكل في السفر؟ أرسل رسالة عبر البريد الإلكتروني أو واتساب حتى يتسنى بدء الاجتماع بدونك. ويمكنك الإشارة، إن أمكن، إلى البند الذي من الأفضل مناقشته في جدول الأعمال بدونك.
   • هل تأخرت أو تغيبت دون إخطار مسبق؟ إذاً، عليك أن تحضر حلوى في الاجتماع القادم.
3. قائمة المهام: تابع دائمًا قائمة المهام الواردة في محضر الاجتماع عن كثب حتى تكون على دراية بالمهام الموكلة إليك ضمن مجلس الإدارة.
4. جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات
   • يحرص الرئيس و/أو الأمين على إتاحة جدول الأعمال لجميع الأعضاء قبل انعقاد الاجتماع بأسبوع على الأقل.
   • يتم إعداد محضر الاجتماع أثناء الاجتماع أو بعده، ويتم اعتماده أو تعديله في الاجتماع التالي.
   • تظل جميع محاضر الاجتماعات داخلية، حتى يتمكن الجميع من التحدث بحرية خلال الاجتماعات. وإذا ما نشرنا أي شيء، فسيكون ذلك في شكل تقارير تتضمن مواقف مجلس الإدارة، وليس آراءً فردية.
5. تكاليف الإجازة:
   • تم الاتفاق على تخصيص تعويض قدره 50 يورو لكل عضو في مجلس الإدارة عن كل اجتماع للمجلس. وتلعب محاضر الاجتماعات دورًا مهمًا في هذا الصدد فيما يتعلق بالحضور ومكان انعقاد الاجتماع.

التواصل داخل/خارج مجلس الإدارة

1. إجراء حوار مفتوح
   • يمنح أعضاء مجلس الإدارة بعضهم البعض الحرية في مناقشة الأمور بكل صراحة، مع احترام مواقف بعضهم البعض.
   • نمنح بعضنا البعض المساحة للتحدث ونسمح لبعضنا البعض بإكمال كلامه، دون مقاطعة بعضنا البعض.
2. التواصل الخارجي
   • نحن نتحدث بصوت واحد نيابة عن مجلس الإدارة. لذا، فإننا نناقش موقفًا أو قرارًا ما وندافع عنه عند الضرورة، حتى لو لم يتفق الجميع على هذا الموقف أو القرار.

عملية اتخاذ القرار داخل مجلس الإدارة

1. يمكن إجراء التصويت خلال الاجتماعات (يفضل ذلك)، أو عبر البريد الإلكتروني، و/أو عبر تطبيق واتساب.
   • إذا كان يتعين اتخاذ قرارات عبر البريد الإلكتروني أو واتساب، فإننا نمنح بعضنا البعض أكبر قدر ممكن من المساحة للتحدث حولها والتفكير فيها أولاً.
   • يمثل الرئيس والأمين مجلس الإدارة في المشاورات والاجتماعات (الخارجية)، ويُتوقع منهما (عند الضرورة) اتخاذ قرارات تتماشى مع مواقف مجلس الإدارة، مع مراعاة أن هذا القرار قد يتم إلغاؤه لاحقًا من قبل الأعضاء الآخرين.