Правилник за вътрешния ред в селските райони

Сдружението „Gebiedstafel Buitengebied“ е задължително вписано в Търговския регистър на Търговската камара на Западен Брабант под номер 74837400. Сдружението е юридическо лице, което има членове и е самостоятелен носител на права и задължения. Целта, описана в член 2 от устава, е както следва:

Целта на сдружението е да допринася за създаването на оптимални условия за живот и обитаване в селските райони на община Моердейк, без да се обявява изрично за привърженик на която и да е политическа група. Под „селски райони“ се разбират земите, разположени в община Моердейк, с изключение на земите в населените места, съгласно границите, определени от община Моердейк.

Годишен доклад

Съгласно член 12, алинея 2 от устава, ежегодно се провежда поне едно общо събрание (на членовете), и то в срок от шест месеца след изтичането на изминалата календарна година, освен ако този срок не бъде удължен от Общото ръководство.

Това означава, че касиерът трябва да изготви финансов отчет, а секретарят – годишен общ отчет, в които се дава отчет за управлението през изминалата календарна година.

Финансова проверка

Въведение

Управителният съвет представя баланса и отчета за приходите и разходите, придружени от обяснителна бележка, за одобрение от Общото събрание (ОС). Тези документи се подписват от членовете на управителния съвет. Ако липсва подписът на един или повече от тях, това се отбелязва с посочване на причините.

Следователно счетоводството трябва да се проверява ежегодно от ревизионна комисия, вж. член 12, алинея 3 от Устава. Първият назначен член на ревизионната комисия се оттегля след извършването на първата ревизия. Това се прави еднократно, за да се запази практиката на оттегляне през следващите години.

Назначаване на ревизионна комисия

За начало, по време на Общото събрание на членовете се отправя молба към двама членове да влязат в състава на ревизионната комисия, след което се извършва назначаването. Условие за назначаване е да се разполага с известни познания по счетоводство или да има желание да се научи на това. Всяка година един от двамата членове напуска поста си и не може да бъде преизбран, докато всички членове и други подходящи доброволци не са участвали поред. Членовете на Управителния съвет не влизат в състава на ревизионната комисия. Касиерът определя, след консултация с ревизионната комисия, датата, мястото и часа, в които ще се проведе ревизията.

Финансовата комисия дава писмено одобрение на Изпълнителния съвет за проведената финансова политика през изминалата година, след като одобри документите, които служат за основа на годишния финансов отчет. Става дума за Общия отчет за приходите и разходите и за Баланса. Лицето, назначено на вакантно място в хода на мандата, заема мястото на своя предшественик в списъка. Графикът за напускане на членовете на касовата комисия при новото ръководство се актуализира ежегодно от секретаря.

Проверки, които трябва да се извършат

Финансовата комисия извършва, наред с другото, следните проверки, които са подробно описани по-долу с няколко примера:

1. Салдото на банковата сметка (сметките) към 31 декември на дадена календарна година съвпада ли с сумата, посочена в баланса?
2. Разбираеми и приемливи ли са обясненията към баланса?
3. Банковата книга или банковата сметка (сметките): извършват се проверки на случаен принцип, например на запис за разход или приход, като се сравняват сумата, отразена в банковото извлечение, и сумата, записана в счетоводството.

График за освобождаване от длъжност на ревизионната комисия

Всяка година тази таблица се актуализира поради изтичане на мандата или промени в състава на съответните членове. Ако членове на ревизионната комисия се откажат от длъжността си или се оттеглят предсрочно, датата на оттегляне за следващия член не се променя.

Членът на ревизионната комисия се назначава за срок от най-много 2 години.

Общо управление

Сдружението се управлява от управителен съвет, състоящ се от най-малко три и най-много пет лица, вж. член 6, алинея 1. Общото събрание (ОС) назначава членовете на управителния съвет измежду своите членове. Освен това председателят, секретарят и касиерът са членове на Управителния съвет. За всеки от тях Управителният съвет може да определи заместник от своя състав, който при отсъствие изпълнява функциите на лицето, за което е определен като заместник. По този начин подкрепата от страна на членовете може да бъде още по-голяма. По-долу се обсъждат споразуменията относно вземането на решения, описанието на задачите и отговорностите, както и графикът за оттегляне.

Вземане на решения от Общото управление

Освен разпоредбите в устава, за валидното вземане на решения е необходимо да има кворум (брой членове на управителния съвет с право на глас). Този кворум е определен на половината от броя на членовете на управителния съвет с право на глас, като при необходимост се закръгля нагоре.

Описание на задачите и отговорностите на членовете на Общото ръководство

Няма описание на задачите и отговорностите на членовете на управителния съвет, поради което решихме да ги заложим в правилника за дейността и да се споразумеем помежду си.

Профил на председателя

Председателят е лицето на сдружението, както вътрешно, така и външно. Неговите или нейните задължения са:

• Ръководство на заседанията на управителния съвет
  • Събиране на точки за дневния ред на заседанието на управителния съвет
  • Ръководство на заседанието
• Да поемам инициативата
  • Иницииране и проследяване на въпроси, свързани с политиката
• Координиране и осъществяване на управленски дейности
• Представителство на организацията както вътрешно, така и външно
  • Установяване и поддържане на външни контакти, включително контакти с община Моердейк и местната общност с цел съгласуване.
  • Контактно лице за, наред с другото, провинцията, търговските камари и подобни регионални и национални административни организации.

Профил на касиера

Касиерът е първото лице за контакт в управителния съвет по всички финансови въпроси. Неговите или нейните задължения са:

• Проверява дали направените разходи и отчетите за разходи се вписват в годишния бюджет и в договореностите, постигнати на заседанията на управителния съвет
  • Води финансовата отчетност по прозрачен начин
  • Изготвя финансови отчети, които се одобряват от ревизионната комисия
• Управлява банковите сметки, евентуалните спестовни сметки и инвестициите
  • Управлява инвентарния списък и инвентара
  • Управлява бюджета и е упълномощен да извършва плащания в съответствие с приетия бюджет
• Поддържане на контакти със спонсори и организации, отпускащи субсидии
• Получава и обработва финансовата кореспонденция на Сдружението

Профил на секретаря

Секретарят е отговорникът за документацията на управителния съвет и, следователно, на организацията. Неговите или нейните задачи са:

• Написване на писма, имейли и други документи от името на сдружението
  • Отговаряне на поща и имейли
  • Осигуряване и управление на външни писмени контакти
  • Да се прегледа пощата и важните въпроси да се предадат на отговорния член на управителния съвет
• Архивиране на получени писма/имейли и съхраняване на копия от изпратени писма
  • Организиране и управление на досиета с писма и документи
  • Да се следи пощенската кутия на управителния съвет и да се отговаря на съответното лице

• Изготвяне на доклади, протоколи и/или списъци с решения от различните заседания, като например заседанията на управителния съвет (BV)
  • Отчитане на ООД чрез формуляр за списък с решения
  • Архивиране и водене на списък с решения
  • Носи крайната отговорност за спазването на устава и правилниците на Сдружението

Профил на член на управителния съвет

Членът на общото ръководство подпомага Изпълнителния комитет. Неговите или нейните задачи са:

• Да допринася за политиката, ръководството и управлението на Сдружението
• Изготвяне на доклади, предоставяне на информация и подпомагане на Изпълнителния комитет при други дейности.

Правила за оттегляне

1. Членовете на управителния съвет не могат да подават колективна оставка. Членовете, които напускат поста си, могат да бъдат преизбрани за мандат от 8 години.
2. Всеки член на Изпълнителния съвет или Общия съвет се оттегля четири години след назначаването си, съгласно график за оттегляне, изготвен от Съвета. Оставящият поста член може незабавно (с акламация) да бъде преизбран на Общото събрание на членовете; лице, назначено при възникване на вакантно място по време на мандата, заема мястото на своя предшественик в графика за напускане.
3. Членството в управителния съвет се прекратява също така:
   • Поради смърт;
   • Чрез обявяване в състояние на несъстоятелност;
   • Чрез поставяне под настойничество;
   • При прекратяване от страна на члена;
   • Чрез освобождаване от длъжност или отстраняване (вж. Устав, член 4).
4. В случай че възникне вакантно място, един или, ако е необходимо, няколко членове на управителния съвет временно поемат задълженията на члена на управителния съвет, за чието място е възникнала ваканцията. Задачите се разпределят по взаимно съгласие по време на заседание на управителния съвет. Тази уредба се прекратява от момента, в който вакантното място бъде запълнено и се осъществи адекватно предаване на задълженията.

График за освобождаване от длъжност на Управителния съвет

В устава на Сдружението, в член 6, алинея 4а, е посочено, че членовете на управителния съвет се оттеглят съгласно график, изготвен от управителния съвет, и че максималният мандат е осем (8) години.

При необходимост това приложение се актуализира ежегодно поради изтичане на мандата или промени в състава на управителния съвет. Всеки член на управителния съвет се назначава за срок от максимум 4 години. Членовете, чийто мандат изтича, могат да бъдат преизбрани на общото събрание на членовете с мнозинство от гласовете.

Заседания на управителния съвет

Договорености в рамките на управителния съвет

1. Отписване: Очаква се, ако не можете да присъствате на среща, да се откажете от участие.
   • Най-малко едно съобщение в WhatsApp/по електронна поща и най-малко 24 часа предварително.
   • След това да прегледаме протокола и решенията.
2. Време: Срещите започват точно в определеното време.
   • Очакваш ли да закъснееш, защото предишната дейност се е проточила малко или поради проблеми с пътуването? Изпрати съобщение по имейл/WhatsApp, за да може срещата да започне без теб. Ако е възможно, посочи коя точка от дневния ред е най-добре да обсъдим без теб.
   • Закъснял си или не си дошъл без да предупредиш предварително? Тогава ще трябва да почерпиш останалите на следващата среща.
3. Списък с задачи: Винаги следи внимателно списъка с задачи от протокола, за да знаеш какви са твоите задачи в рамките на управителния съвет.
4. Дневен ред и протоколи
   • Председателят и/или секретарят се грижат дневният ред да бъде на разположение на всички членове най-малко една седмица преди заседанието.
   • Протоколът се изготвя по време на заседанието или след него и се одобрява или изменя на следващото заседание.
   • Всички протоколи остават вътрешни, за да може всеки да говори свободно по време на заседанията. Когато публикуваме нещо, това са доклади, в които са отразени позициите на управителния съвет, но не и индивидуални мнения.
5. Разходи за почивка:
   • Договорено е, че на всеки член на управителния съвет се отпуска възнаграждение от 50 евро за всяко заседание на управителния съвет. Протоколите играят важна роля по отношение на присъствието и мястото на провеждане.

Комуникация в рамките на управителния съвет и извън него

1. Открит диалог
   • Членовете на управителния съвет си дават възможност да обсъждат въпросите напълно открито и да зачитат позицията на другия.
   • Даваме си взаимно възможност да говорим и да изказваме мнението си, без да се прекъсваме.
2. Външна комуникация
   • Ние говорим с един глас от името на управителния съвет. Затова обсъждаме и, ако е необходимо, отстояваме дадена позиция или решение, дори и не всички да са били съгласни с нея.

Вземане на решения в рамките на управителния съвет

1. Гласуването може да се проведе по време на заседанията (предпочитано), по имейл и/или чрез WhatsApp.
   • Когато трябва да се вземат решения по имейл или чрез WhatsApp, си даваме колкото се може повече време, за да обсъдим въпроса и да го обмислим.
   • Председателят и секретарят представляват управителния съвет на (външни) консултации и заседания, като от тях се очаква (когато това е необходимо) да вземат решения в съответствие с позицията на управителния съвет, като се има предвид, че тези решения могат по-късно да бъдат отменени от останалите членове.