Regulamin wewnętrzny dla obszarów wiejskich

Stowarzyszenie „Gebiedstafel Buitengebied” jest wpisane do rejestru handlowego Izby Handlowej West Brabant pod numerem KVK 74837400. Stowarzyszenie jest osobą prawną posiadającą członków oraz samodzielnym podmiotem praw i obowiązków. Cel określony w art. 2 statutu brzmi następująco:

Celem stowarzyszenia jest (współ)działanie na rzecz zapewnienia optymalnych warunków mieszkaniowych i życia na terenach wiejskich gminy Moerdijk, bez wyraźnego opowiadania się za jakąkolwiek ugrupowaniem politycznym. Przez „tereny wiejskie” rozumie się grunty położone w gminie Moerdijk, z wyjątkiem gruntów znajdujących się w obrębie ośrodków miejskich, zgodnie z granicami ustalonymi przez gminę Moerdijk.

Raport roczny

Zgodnie z art. 12 ust. 2 statutu co roku odbywa się co najmniej jedno walne zgromadzenie członków, i to w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia minionego roku kalendarzowego, o ile Zarząd Ogólny nie przedłuży tego terminu.

Oznacza to, że skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie finansowe, a sekretarz – ogólne sprawozdanie roczne, w których przedstawione zostanie rozliczenie działalności zarządu w minionym roku kalendarzowym.

Kontrola kasowa środków finansowych

Wprowadzenie

Zarząd przedkłada walnemu zgromadzeniu (ALV) do zatwierdzenia bilans oraz zestawienie przychodów i rozchodów wraz z objaśnieniami. Dokumenty te podpisują członkowie zarządu. W przypadku braku podpisu jednego lub kilku z nich należy to odnotować, podając przyczyny.

Zatem co roku księgi rachunkowe muszą być sprawdzane przez komisję rewizyjną – patrz art. 12 ust. 3 statutu. Pierwszy z mianowanych członków komisji rewizyjnej ustępuje ze stanowiska po przeprowadzeniu pierwszej kontroli kasowej. Jest to działanie jednorazowe, mające na celu utrzymanie rutyny ustępowania ze stanowiska w kolejnych latach.

Powołanie komisji rewizyjnej

Na początek, podczas Walnego Zgromadzenia Członków, dwóch członków zostaje poproszonych o objęcie funkcji w komisji skarbowej, po czym następuje ich mianowanie. Warunkiem mianowania jest posiadanie pewnej wiedzy z zakresu księgowości lub chęć jej zdobycia. Każdego roku jeden z dwóch członków ustępuje ze stanowiska i nie może być ponownie wybrany do czasu, aż wszyscy członkowie oraz inni odpowiedni wolontariusze wezmą udział w komisji na zasadzie rotacji. Członkowie Zarządu nie zasiadają w komisji rewizyjnej. Skarbnik ustala w porozumieniu z komisją rewizyjną datę, miejsce i godzinę przeprowadzenia kontroli kasowej.

Komisja skarbowa udziela na piśmie absolutorium Zarządowi za prowadzoną w minionym roku politykę finansową, po pozytywnym zaopiniowaniu dokumentów stanowiących podstawę rocznego sprawozdania finansowego. Dotyczą one ogólnego rachunku zysków i strat oraz bilansu. Osoba mianowana na stanowisko w wyniku pojawienia się wakatu w trakcie kadencji zajmuje w harmonogramie miejsce swojego poprzednika. Harmonogram ustępowania członków komisji skarbowej pod nowym zarządem jest corocznie aktualizowany przez sekretarza.

Kontrole, które należy przeprowadzić

Komisja Rewizyjna przeprowadza między innymi następujące kontrole, które zostały szczegółowo opisane poniżej wraz z kilkoma przykładami:

1. Czy saldo rachunku (rachunków) bankowego na dzień 31 grudnia danego roku kalendarzowego jest identyczne z kwotą wykazaną w bilansie?
2. Czy objaśnienia do bilansu są zrozumiałe i akceptowalne?
3. Księga bankowa lub rachunek(-i) bankowy(-e): przeprowadza się wyrywkowe kontrole, na przykład w odniesieniu do zapisu dotyczącego wydatku lub przychodu, porównując kwotę wykazaną na wyciągu bankowym z kwotą zaksięgowaną w księgach rachunkowych.

Harmonogram ustępowania członków komisji rewizyjnej

Tabela ta jest corocznie aktualizowana ze względu na upływ terminów lub zmiany dotyczące poszczególnych członków. W przypadku rezygnacji lub przedterminowego ustąpienia członków komisji skarbowej data ustąpienia nie ulega zmianie w odniesieniu do następcy.

Członek komisji rewizyjnej jest mianowany na okres nie dłuższy niż 2 lata.

Zarząd Ogólny

Stowarzyszeniem kieruje zarząd składający się z co najmniej trzech i nie więcej niż pięciu osób – patrz art. 6 ust. 1. Walne zgromadzenie (WZ) powołuje członków zarządu spośród swoich szeregów. Ponadto członkami zarządu są przewodniczący, sekretarz i skarbnik. Dla każdej z tych funkcji zarząd może wyznaczyć spośród swoich członków zastępcę, który w razie nieobecności pełni obowiązki osoby, której jest zastępcą. W ten sposób można jeszcze bardziej zwiększyć poparcie ze strony członków. Poniżej omówiono zasady dotyczące podejmowania decyzji, opis zadań i obowiązków oraz harmonogram ustępowania z funkcji.

Proces decyzyjny Rady Zarządzającej

Oprócz postanowień zawartych w statucie, do podjęcia ważnej uchwały wymagane jest kworum (liczba członków zarządu uprawnionych do głosowania). Kworum to wynosi połowę liczby członków zarządu uprawnionych do głosowania, w razie potrzeby zaokrągloną w górę.

Opis zadań i obowiązków członków zarządu ogólnego

Nie przedstawiono opisu zadań i obowiązków członków zarządu, dlatego postanowiliśmy, że chcemy to ująć w regulaminie wewnętrznym i uzgodnić to między sobą.

Profil przewodniczącego

Przewodniczący jest wizytówką stowarzyszenia, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz. Do jego lub jej obowiązków należą:

• Prowadzenie posiedzeń zarządu
  • Zbiór punktów porządku obrad posiedzenia zarządu
  • Prowadzenie posiedzenia
• Podejmowanie inicjatyw
  • Inicjowanie i monitorowanie spraw związanych z polityką
• Koordynowanie i realizacja zadań zarządczych
• Reprezentowanie organizacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz
  • Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów zewnętrznych, w tym kontaktów z gminą Moerdijk i lokalną społecznością w celu koordynacji działań.
  • Punkt kontaktowy m.in. dla władz prowincji, izb handlowych oraz podobnych regionalnych i krajowych organów administracyjnych.

Profil skarbnika

Skarbnik jest pierwszą osobą kontaktową w zarządzie w sprawach dotyczących wszystkich aspektów finansowych. Do jego lub jej zadań należą:

• Ocenia, czy poniesione wydatki i rozliczenia mieszczą się w ramach rocznego budżetu oraz ustaleń poczynionych podczas posiedzeń zarządu
  • Prowadzi księgowość w sposób przejrzysty
  • Sporządza sprawozdania finansowe, które są zatwierdzane przez komisję rewizyjną
• Zarządza rachunkami bankowymi, ewentualnymi rachunkami oszczędnościowymi oraz inwestycjami
  • Zarządza wykazem inwentarzowym i inwentarzem
  • Zarządza budżetem i jest upoważniony do dokonywania płatności zgodnie z uchwalonym budżetem
• Utrzymywanie kontaktów ze sponsorami i podmiotami przyznającymi dotacje
• Odbiera i przetwarza korespondencję finansową dla Stowarzyszenia

Profil sekretarza

Sekretarz pełni funkcję sekretarza zarządu, a tym samym całej organizacji. Do jego lub jej obowiązków należą:

• Pisanie listów, e-maili i innych dokumentów w imieniu Stowarzyszenia
  • Odpowiadanie na pocztę tradycyjną i e-maile
  • Prowadzenie i zarządzanie zewnętrzną korespondencją
  • Przejrzeć korespondencję i przekazać ważne sprawy odpowiedniemu członkowi zarządu
• Archiwizacja otrzymanych listów / wiadomości e-mail oraz przechowywanie kopii wysłanych listów
  • Organizowanie i zarządzanie zbiorem listów i dokumentów
  • Prowadzenie skrzynki pocztowej zarządu i odpowiadanie na wiadomości, kierując je do właściwej osoby

• Sporządzanie sprawozdań, protokołów i/lub wykazów uchwał z różnych posiedzeń, takich jak posiedzenia zarządu (BV)
  • Sprawozdawczość spółki BV z wykorzystaniem szablonu wykazu uchwał
  • Archiwizacja i prowadzenie wykazu uchwał
  • Osoba ponosząca ostateczną odpowiedzialność za przestrzeganie statutu i regulaminów Stowarzyszenia

Profil: Członek zarządu ds. ogólnych

Członek zarządu ds. ogólnych wspiera zarząd wykonawczy. Do jego lub jej zadań należą:

• Wnoszenie wkładu w kształtowanie polityki, kierowanie i zarządzanie Stowarzyszeniem
• Przygotowywanie materiałów, dostarczanie ich oraz wspieranie Zarządu w pozostałych działaniach.

Przepisy dotyczące ustąpienia ze stanowiska

1. Członkowie zarządu nie mogą wspólnie obejmować stanowisk ani rezygnować z nich. Członkowie ustępujący z funkcji mogą być ponownie wybrani na kadencję trwającą 8 lat.
2. Każdy członek Zarządu Dziennego lub Zarządu Ogólnego ustępuje ze stanowiska po upływie czterech lat od powołania, zgodnie z harmonogramem ustępowania z funkcji, który ustala Zarząd. Osoba ustępująca z funkcji może zostać natychmiast ponownie wybrana (w drodze aklamacji) podczas Walnego Zgromadzenia Członków; osoba mianowana na stanowisko w wyniku pojawienia się wakatu w trakcie kadencji zajmuje w harmonogramie ustępowania miejsce swojego poprzednika.
3. Członkostwo w zarządzie wygasa ponadto:
   • W związku ze śmiercią;
   • W wyniku ogłoszenia upadłości;
   • W wyniku ustanowienia kurateli;
   • W przypadku wypowiedzenia umowy przez członka;
   • W wyniku zwolnienia lub zawieszenia (zob. art. 4 statutu).
4. W przypadku pojawienia się wakatu jeden lub, w razie potrzeby, kilku członków zarządu przejmie tymczasowo obowiązki członka zarządu, którego stanowisko stało się wolne. Obowiązki te zostaną przydzielone w drodze wzajemnego uzgodnienia podczas posiedzenia zarządu. Niniejsze postanowienie traci moc z chwilą obsadzenia wakatu i przeprowadzenia odpowiedniego przekazania obowiązków.

Harmonogram ustępowania członków zarządu

W statucie Stowarzyszenia, w art. 6 ust. 4a, określono, że członkowie zarządu ustępują ze stanowisk zgodnie z harmonogramem ustalonym przez zarząd oraz że maksymalny okres sprawowania funkcji wynosi osiem (8) lat.

W razie potrzeby niniejszy załącznik jest corocznie aktualizowany ze względu na upływ kadencji lub zmiany w składzie zarządu. Każdy członek zarządu jest mianowany na okres nieprzekraczający 4 lat. Członkowie ustępujący ze stanowiska mogą zostać ponownie wybrani podczas walnego zgromadzenia członków większością głosów.

Posiedzenia zarządu

Uzgodnienia w ramach zarządu

1. Wyloguj się: Oczekuje się, że jeśli nie możesz uczestniczyć w spotkaniu, powinieneś się z niego wycofać.
   • Przynajmniej krótka wiadomość na WhatsAppie lub e-mailu, z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
   • Po zakończeniu należy zapoznać się z protokołem i ustalonymi działaniami.
2. Czas: Spotkania rozpoczynają się dokładnie o wyznaczonej godzinie.
   • Spodziewasz się spóźnienia z powodu przedłużenia się poprzedniego spotkania lub problemów z dojazdem? Wyślij wiadomość e-mailem lub przez WhatsApp, aby spotkanie mogło się rozpocząć bez Ciebie. W razie potrzeby zaznacz, który punkt porządku obrad najlepiej omówić bez Twojego udziału.
   • Spóźniłeś się lub nie pojawiłeś się bez uprzedzenia? W takim razie na następnym spotkaniu musisz postawić wszystkim coś do jedzenia.
3. Lista zadań: Zawsze uważnie śledź listę zadań zawartą w protokole, aby wiedzieć, jakie zadania masz do wykonania w zarządzie.
4. Porządek obrad i protokoły
   • Przewodniczący i/lub sekretarz dbają o to, aby porządek obrad był dostępny dla wszystkich członków co najmniej tydzień przed posiedzeniem.
   • Protokół sporządza się w trakcie posiedzenia lub po jego zakończeniu, a następnie zatwierdza się go lub wprowadza do niego poprawki na kolejnym posiedzeniu.
   • Wszystkie protokoły mają charakter wewnętrzny, dzięki czemu każdy może swobodnie wypowiadać się podczas posiedzeń. Jeśli coś publikujemy, są to sprawozdania zawierające stanowiska zarządu, a nie indywidualne opinie.
5. Koszty urlopowe:
   • Zgodnie z ustaleniami każdemu członkowi zarządu przysługuje wynagrodzenie w wysokości 50 euro za każde posiedzenie zarządu. W tym kontekście protokoły odgrywają ważną rolę w zakresie obecności i miejsca posiedzenia.

Komunikacja wewnątrz i poza zarządem

1. Otwarta wymiana poglądów
   • Członkowie zarządu zapewniają sobie nawzajem przestrzeń do otwartej dyskusji na różne tematy oraz szanują swoje stanowiska.
   • Dajemy sobie nawzajem przestrzeń do wypowiedzi i pozwalamy sobie nawzajem dokończyć, nie przerywając sobie.
2. Komunikacja zewnętrzna
   • W imieniu zarządu wypowiadamy się jednym głosem. Oznacza to, że omawiamy i w razie potrzeby bronimy danego stanowiska lub decyzji, nawet jeśli nie wszyscy się z nim zgadzali.

Proces podejmowania decyzji w zarządzie

1. Głosowania mogą odbywać się podczas posiedzeń (preferowana forma), za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub przez WhatsApp.
   • Jeśli trzeba podjąć decyzję za pośrednictwem poczty elektronicznej lub WhatsAppa, staramy się dać sobie nawzajem jak najwięcej czasu, aby najpierw omówić sprawę i przemyśleć ją.
   • Przewodniczący i sekretarz reprezentują zarząd podczas (zewnętrznych) konsultacji i posiedzeń, a od nich oczekuje się, że (w razie potrzeby) będą podejmować decyzje zgodne z linią zarządu (stanowiskami), z zastrzeżeniem, że decyzja ta może zostać później odwołana przez pozostałych członków.