Huishoudelijk reglement Buitengebied

De Vereniging Gebiedstafel Buitengebied is verplicht ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel West Brabant onder KVK-nummer 74837400. De Vereniging is een rechtspersoon die leden kent en een zelfstandig drager is van rechten en met plichten. Het doel wat in de statuten staat beschreven in Artikel 2 is als volgt:

De vereniging heeft als doel het (mede) bevorderen van een optimaal woon- en leefklimaat in het buitengebied van de gemeente Moerdijk, zonder zich expliciet te bekennen als aanhangster van enige politieke groepering. Onder het buitengebied wordt bedoeld de gronden gelegen in de gemeente Moerdijk met uitzondering van gronden binnen de kernen met de grenzen die de gemeente Moerdijk hanteert.

Jaarverslag

Volgens de statuten artikel 12 lid 2 wordt jaarlijks tenminste één algemene (leden) vergadering gehouden en wel binnen zes maanden na afloop van het afgelopen kalenderjaar, behoudens verlenging van deze termijn door het Algemeen Bestuur.

Dat betekent dat een verslag Financieel door de penningmeester en een verslag Algemeen Jaarverslag door de secretaris dient te worden opgesteld, waarin rekening en verantwoording van het in het afgelopen kalenderjaar gevoerde bestuur wordt afgelegd.

Kascontrole van de financiën

Inleiding

Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering (ALV) over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders. Ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt.

Dus jaarlijks dient de boekhouding door een kascommissie te worden gecontroleerd, zie artikel 12 lid 3 van de Statuten. Het eerst benoemde kascommissie lid treedt af, na het uitvoeren van de eerste kascontrole. Dit is eenmalig om de routine van aftreden in de komende jaren te handhaven.

Benoeming Kascommissie

Om op te starten, wordt tijdens de Algemene Leden Vergadering, aan 2 leden gevraagd om zitting te nemen in de kascommissie, waarna benoeming plaats vindt. Voorwaarde voor een benoeming is te beschikken over enige onderlegde kennis van boekhouden of dit te willen leren. Ieder jaar is een van de 2 leden aftredend en niet herkiesbaar tot het moment dat alle leden van en andere geschikte vrijwilligers bij toerbeurt hebben deelgenomen. Leden van het Bestuur nemen geen zitting in de kascommissie. De penningmeester bepaalt in overleg met de kascommissie, de datum, locatie en tijdstip waarop de kascontrole wordt uitgevoerd.

De kascommissie verleent schriftelijk décharge aan het Dagelijks Bestuur ten behoeve van het gevoerde financiële beleid in het afgelopen jaar, na akkoord bevinding van de stukken die de bron zijn van het financiële jaarverslag. Dit betreffen de Algemene Verlies en Winstrekening en de Balans. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster, de plaats van zijn voorganger in. Het aftreedschema van de kascommissie onder het nieuwe bestuur, wordt jaarlijks door de secretaris bijgesteld.

Uit te voeren controles

De Kascommissie voert onder andere de volgende controles uit die hieronder zijn uitgewerkt met enige voorbeelden:

1. Is het saldo van de bankrekening(en) op 31-12 van een kalenderjaar identiek aan het bedrag op de Balans?
2. Is de toelichting op de balans begrijpelijk en acceptabel?
3. Het bankboek of bankrekening(en): steekproefsgewijze controles worden uitgevoerd bijvoorbeeld een boeking voor een uitgave of inkomsten, het geregistreerde bedrag op het bankafschrift en het geboekte bedrag in de boekhouding.

Aftreedschema kascommissie

Jaarlijks wordt deze tabel aangepast vanwege verjaring c.q. mutaties van betrokken leden. Indien leden van de kascommissie hun functie neerleggen of vervroegd aftreden wordt de datum van aftreden voor het opvolgend lid niet gewijzigd.

Een kascommissie lid wordt voor de duur van maximaal 2 jaren benoemd.

Algemeen Bestuur

De vereniging wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit ten minste drie personen en ten hoogste vijf personen, zie artikel 6 lid 1. De algemene vergadering (ALV) benoemt de bestuursleden uit haar midden. Verder zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester lid van het Algemeen Bestuur. Voor ieder van hen kan het bestuur uit zijn midden een plaatsvervanger aanwijzen, die bij afwezigheid de functie vervult van degene voor wie hij als plaatsvervanger is aangewezen. Op deze manier kan het draagvlak vanuit de leden nog vergroot worden. Hieronder worden de afspraken over de besluitvorming, omschrijving taken en verantwoordelijkheden en aftreedrooster besproken.

Besluitvorming Algemeen Bestuur

Naast hetgeen wat in de statuten is geregeld, moet voor een geldige besluitvorming een quorum (aantal stemgerechtigde bestuursleden) aanwezig zijn. Dit quorum is gesteld op de helft van het aantal stemgerechtigde bestuursleden, eventueel naar boven afgerond.

Omschrijving taken en verantwoordelijkheden Algemeen bestuursleden

Er is geen omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van bestuursleden gegeven, vandaar dat we er voor kiezen dat hier wel in het huishoudelijk reglement te willen vastleggen en afspreken met elkaar.

Profiel Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van de vereniging, naar binnen en buiten. Zijn of haar taken zijn:

• Leiden van de vergaderingen van het bestuur
  • Verzamelen agendapunten bestuursvergadering
  • Leiding geven aan de vergadering
• Initiatieven nemen
  • Beleidsmatige aangelegenheden initiëren en volgen
• Coördineren en uitvoeren van bestuurswerkzaamheden
• Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten
  • Initiëren en onderhouden externe contacten waaronder het contact met de gemeente Moerdijk en de buurt voor afstemming.
  • Aanspreekpunt voor o.a. Provincie, Kamers van Koophandel en vergelijkbare regionale en landelijke bestuurlijke organisaties.

Profiel Penningmeester

De penningmeester is het eerste aanspreekpunt in het bestuur met betrekking tot alle financiële aspecten. Zijn of haar taken zijn:

• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en de in  bestuursvergaderingen gemaakte afspraken
  • Voert de financiële administratie op een transparante wijze
  • Stelt financiële overzichten op die door kascommissie worden geaccordeerd
• Beheert de bankrekeningen, de eventuele spaarrekeningen en investeringen
  • Beheert de inventarislijst en de inventaris
  • Beheert het budget en is gemachtigd betalingen te doen, conform de vastgestelde begroting
• Onderhoud contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers
• Ontvangt en verwerkt financiële post voor de Vereniging

Profiel Secretaris

De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:

• Schrijven van brieven /mails en andere stukken namens Vereniging
  • Post en e-mail beantwoorden
  • Externe schriftelijke contacten verzorgen en beheren
  • Post doornemen en belangrijke zaken doorgeven aan verantwoordelijke bestuurslid
• Archiveren van ontvangen brieven / mails en het bewaren van afschriften van verzonden brieven
  • Dossier van brieven en documenten organiseren en beheren
  • Mailbox van het bestuur bijhouden en beantwoorden naar de juiste persoon

• Maken van verslagen, notulen en/of besluitenlijsten van de diverse vergaderingen, zoals de bestuursvergaderingen (BV)
  • Verslaglegging BV middels format besluitenlijst
  • Archiveren en bijhouden besluitenlijst
  • Eindverantwoordelijk voor naleving van de statuten en reglementen van de Vereniging

Profiel Algemeen bestuurslid

Het algemene bestuurslid ondersteunt het Dagelijks Bestuur. Zijn of haar taken zijn:

• Bijdragen leveren aan het beleid, bestuur en beheer van de Vereniging
• Bijdragen opzetten, leveren aan en ondersteunen van het Dagelijks Bestuur bij overige activiteiten.

Regelgeving Aftreden

1. De leden van het bestuur kunnen niet gezamenlijk aan-/aftreden. Aftredende leden zijn herkiesbaar tot een zittingsperiode van 8 jaar.
2. Elk bestuurslid van het Dagelijks Bestuur of Algemeen Bestuur treedt vier jaren na zijn/haar benoeming af volgens een door het Bestuur op te stellen aftreedschema. De aftredende is terstond (bij acclamatie) herkiesbaar in de Algemene Leden Vergadering, wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het aftreedschema de plaats van zijn voorganger in.
3. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:
   • Door overlijden;
   • Door verklaring in staat van faillissement;
   • Door onder curatele stelling;
   • Door opzegging door het lid;
   • Door ontslag of schorsing (zie Statuten Artikel 4).
4. Indien een vacature is ontstaan zal een van of zo nodig meerdere bestuursleden tijdelijk de taken van het bestuurslid waarvoor de vacature is ontstaan, overnemen. In een Bestuursvergadering worden in goed onderling overleg de taken toegewezen. Deze regeling wordt beëindigd vanaf het moment dat in de vacature is voorzien en een adequate overdracht heeft plaats gevonden.

Aftreedschema Bestuur

In de statuten van de Vereniging staat in Artikel 6 lid 4a dat de bestuurders aftreden volgens een door het bestuur op te maken rooster én dat de maximale zittingsperiode acht (8) jaar is.

Zo nodig wordt jaarlijks deze bijlage aangepast vanwege verjaring cq mutaties van bestuursleden. Ieder bestuurslid wordt steeds voor de duur van maximaal 4 jaren benoemd. Aftredende leden kunnen worden herkozen in de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen.

Bestuursvergaderingen

Afspraken binnen het bestuur

1. Afmelden: Er wordt verwacht dat wanneer je een vergadering niet kan bijwonen je je afmeldt.
   • Tenminste een berichtje in de Whatsapp/mail en minimaal 24 uur van tevoren bekend.
   • Achteraf notulen en acties doornemen.
2. Tijd: Vergaderingen starten exact op de vergadertijd.
   • Verwacht je te laat te zijn doordat een vorige activiteit iets uitloopt of reisproblemen? Stuur een berichtje via mail/Whatsapp zodat de vergadering zonder jou kan beginnen. Geef eventueel aan welk agendapunt we het beste zonder jou kunnen behandelen.
   • Te laat of afwezig zonder bericht vooraf? Dan traktatie bij de volgende vergadering.
3. Actielijst: Houdt altijd goed de actielijst uit de notulen in de gaten zodat je weet wat jouw acties zijn binnen het bestuur.
4. Agenda & notulen
   • De voorzitter en/of secretaris zorgt ervoor dat de agenda tenminste een week voor de vergadering beschikbaar is voor alle leden.
   • Notulen worden tijdens of na de vergadering opgesteld, en op de volgende vergadering goedgekeurd of gewijzigd.
   • Alle notulen blijven intern, zodat iedereen vrijuit kan spreken binnen de vergaderingen. Als we iets bekendmaken zijn dat verslagen waarin de standpunten van het bestuur staan, maar geen individuele meningen.
5. Vacatiekosten:
   • De afspraak is dat per bestuurslid per bestuursvergadering een vergoeding van 50 euro beschikbaar wordt gesteld. Hierbij spelen de notulen een belangrijke rol wat betreft aanwezigheid en locatie.

Communicatie binnen/buiten het bestuur

1. Open dialoogvoering
   • De bestuursleden geven elkaar de ruimte om zaken in alle openheid en te bespreken, en elkaars positie te respecteren.
   • We geven elkaar de ruimte om te spreken en elkaar uit te laten spreken, zonder elkaar te onderbreken.
2. Externe communicatie
   • We spreken met één stem namens het bestuur. Dus we bespreken en verdedigen zo nodig een standpunt/besluit, ook al was niet iedereen het eens met het standpunt of besluit.

Besluitvorming binnen het bestuur

1. Stemmingen mogen via de vergaderingen (voorkeur), via de email en/of via de Whatsapp genomen worden.
   • Als er via de email of Whatsapp besluiten moeten worden genomen, geven we elkaar zoveel mogelijk de ruimte om hierover eerst te spreken en na te denken.
   • De voorzitter en secretaris belichamen het bestuur bij (externe) overleggen en vergaderingen, en van hen wordt geacht dat ze (wanneer dit noodzakelijk is) besluiten nemen in de lijn van het bestuur (standpunten), met inachtneming dat dit besluit later kan worden herroepen door de andere leden.