Правила внутрішнього розпорядку для сільської місцевості

Асоціація «Gebiedstafel Buitengebied» зареєстрована у Торговому реєстрі Торгової палати Західного Брабанта під номером KVK 74837400. Асоціація є юридичною особою, що має членів та самостійно володіє правами й несе обов’язки. Мета, визначена у статті 2 статуту, полягає в наступному:

Метою асоціації є сприяння створенню оптимальних умов проживання та життя у сільській місцевості муніципалітету Мурдейк, без явного приєднання до будь-якої політичної групи. Під сільською місцевістю маються на увазі землі, розташовані на території муніципалітету Мурдейк, за винятком земель у межах населених пунктів, межі яких визначаються муніципалітетом Мурдейк.

Річний звіт

Відповідно до статті 12, пункту 2 статуту, щорічно проводиться принаймні одне загальне (членське) зібрання, і саме протягом шести місяців після закінчення попереднього календарного року, за винятком випадків продовження цього терміну Генеральною радою.

Це означає, що скарбник повинен скласти фінансовий звіт, а секретар — загальний річний звіт, у яких надається звітність та обґрунтування діяльності керівництва за минулий календарний рік.

Перевірка касових коштів

Вступ

Правління подає на затвердження загальних зборів (ЗЗ) баланс та звіт про доходи та витрати разом із пояснювальною запискою. Ці документи підписують члени правління. Якщо підпис одного або кількох із них відсутній, про це робиться відповідна заувага із зазначенням причин.

Отже, щорічно бухгалтерська звітність має перевірятися ревізійною комісією, див. статтю 12, пункт 3 Статуту. Перший призначений член ревізійної комісії залишає свою посаду після проведення першої ревізії. Це відбувається одноразово, щоб зберегти порядок звільнення з посади в наступні роки.

Призначення ревізійної комісії

Для початку під час Загальних зборів членів двох членів просять увійти до складу ревізійної комісії, після чого відбувається їхнє призначення. Умовою призначення є наявність певних знань у галузі бухгалтерського обліку або бажання їх здобути. Щороку один із двох членів комісії залишає свою посаду і не може бути переобраний доти, доки всі члени та інші відповідні волонтери не візьмуть участь у роботі комісії по черзі. Члени Правління не входять до складу ревізійної комісії. Скарбник за погодженням з ревізійною комісією визначає дату, місце та час проведення ревізії.

Фінансова комісія надає щоденному правлінню письмове звільнення від відповідальності за проведену фінансову політику протягом минулого року після затвердження документів, що є основою для складання річного фінансового звіту. До них належать загальний звіт про прибутки та збитки та баланс. Особа, призначена на вакантну посаду в проміжний період, займає місце свого попередника у списку. Графік звільнення членів касової комісії під керівництвом нового правління щорічно коригується секретарем.

Перевірки, які необхідно провести

Фінансова комісія, серед іншого, проводить такі перевірки, які детально описані нижче з наведенням кількох прикладів:

1. Чи збігається залишок на банківському рахунку (рахунках) станом на 31 грудня календарного року із сумою, зазначеною у балансі?
2. Чи є пояснювальна записка до балансу зрозумілою та прийнятною?
3. Банківська книга або банківський рахунок (рахунки): проводяться вибіркові перевірки, наприклад, щодо запису про витрати чи доходи, порівняння суми, зазначеної у виписці з банківського рахунку, та суми, занесеної до бухгалтерського обліку.

Графік звільнення членів ревізійної комісії

Ця таблиця щорічно оновлюється у зв’язку із закінченням терміну повноважень або змінами у складі відповідних членів. У разі, якщо члени ревізійної комісії складають свої повноваження або достроково залишають посаду, дата залишення посади для наступного члена не змінюється.

Члена ревізійної комісії призначають на строк, що не перевищує 2 роки.

Генеральна адміністрація

Товариство керується правлінням, до складу якого входять не менше трьох і не більше п’яти осіб, див. статтю 6, пункт 1. Загальні збори (ЗЗ) призначають членів правління зі свого складу. Крім того, до складу Правління входять голова, секретар та скарбник. Для кожного з них правління може призначити зі свого складу заступника, який у разі відсутності виконує обов’язки особи, заступником якої він призначений. Таким чином можна ще більше розширити підтримку з боку членів. Нижче розглядаються домовленості щодо прийняття рішень, опис обов’язків та відповідальності, а також графік сходження з посад.

Прийняття рішень Генеральною радою

Окрім того, що передбачено статутом, для прийняття дійсного рішення необхідна наявність кворуму (кількості членів правління, які мають право голосу). Цей кворум становить половину кількості членів правління, які мають право голосу, з можливим округленням у більшу сторону.

Опис обов’язків та повноважень членів загального правління

Опис обов’язків та повноважень членів правління не наведено, тому ми вирішили закріпити це у внутрішньому регламенті та узгодити між собою.

Профіль голови

Голова є обличчям товариства як всередині, так і зовні. До його або її обов’язків належать:

• Проведення засідань правління
  • Збір питань для порядку денного засідання правління
  • Ведення засідання
• Проявляти ініціативу
  • Ініціювання та супровід питань, пов’язаних із політикою
• Координація та виконання адміністративних завдань
• Представництво організації всередині та зовні
  • Налагодження та підтримання зовнішніх контактів, зокрема з муніципалітетом Мурдейк та місцевою громадою, з метою узгодження дій.
  • Контактна особа, зокрема, для провінції, торгових палат та аналогічних регіональних і загальнонаціональних адміністративних організацій.

Профіль скарбника

Скарбник є першою контактною особою в правлінні з усіх фінансових питань. До його або її обов’язків належать:

• Перевіряє, чи відповідають здійснені витрати та заявки на відшкодування витрат річному бюджету та домовленостям, досягнутим на засіданнях правління
  • Веде фінансовий облік у прозорий спосіб
  • Складає фінансові звіти, які затверджує ревізійна комісія
• Управляє банківськими рахунками, можливими ощадними рахунками та інвестиціями
  • Веде інвентарний список та інвентар
  • Управляє бюджетом та уповноважений здійснювати платежі відповідно до затвердженого бюджету
• Підтримувати контакти зі спонсорами та грантодавцями
• Приймає та обробляє фінансову кореспонденцію для Асоціації

Профіль секретаря

Секретар є офіційним секретарем правління, а отже, і всієї організації. До його або її обов’язків належать:

• Написання листів, електронних листів та інших документів від імені Асоціації
  • Відповідати на пошту та електронні листи
  • Забезпечення та управління зовнішніми письмовими контактами
  • Ознайомитися з поштою та передати важливі питання відповідальному члену правління
• Архівування отриманих листів / електронних повідомлень та зберігання копій надісланих листів
  • Організація та управління архівом листів і документів
  • Вести поштову скриньку правління та відповідати відповідним особам

• Складання звітів, протоколів та/або переліків рішень різних засідань, таких як засідання правління (BV)
  • Звітність ТОВ за допомогою форми переліку рішень
  • Архівування та ведення реєстру рішень
  • Несе кінцеву відповідальність за дотримання статуту та регламентів Асоціації

Профіль: член загального правління

Член загального правління надає підтримку Виконавчому комітету. До його або її обов’язків належать:

• Брати участь у формуванні політики, керівництві та управлінні Асоціацією
• Розробляти пропозиції, надавати допомогу та підтримувати Виконавчий комітет у здійсненні інших видів діяльності.

Нормативно-правові акти щодо звільнення з посади

1. Члени правління не можуть одночасно вступати на посаду або залишати її. Члени, які залишають посаду, можуть бути переобрані на термін повноважень до 8 років.
2. Кожен член Повсякденного або Загального правління залишає свою посаду через чотири роки після призначення відповідно до графіка відставки, який складає Правління. Особа, що йде у відставку, може бути негайно переобрана (шляхом акламації) на Загальних зборах членів; особа, призначена на вакантну посаду в проміжний період, займає місце свого попередника у графіку відставки.
3. Крім того, членство в правлінні припиняється:
   • У зв’язку зі смертю;
   • У зв’язку з оголошенням про банкрутство;
   • Шляхом встановлення опіки;
   • У разі виходу члена з організації;
   • У разі звільнення або відсторонення від посади (див. Статут, стаття 4).
4. У разі виникнення вакансії один або, за необхідності, декілька членів правління тимчасово перейматимуть обов’язки члена правління, на посаді якого виникла вакансія. Розподіл обов’язків здійснюється на засіданні правління за взаємною згодою. Ця процедура припиняється з моменту заповнення вакансії та здійснення належного передавання повноважень.

Графік відставки членів правління

У статуті Асоціації в статті 6, пункті 4а зазначено, що члени правління залишають свої посади згідно з графіком, який складає правління, а також що максимальний термін повноважень становить вісім (8) років.

У разі необхідності цей додаток щорічно вноситься до цього документа з огляду на закінчення терміну повноважень або зміни у складі членів правління. Кожен член правління призначається на строк, що не перевищує 4 роки. Члени, термін повноважень яких закінчується, можуть бути переобрані на загальних зборах членів більшістю голосів.

Засідання правління

Домовленості в рамках правління

1. Вийти: Очікується, що якщо ви не можете взяти участь у засіданні, ви повинні повідомити про це.
   • Принаймні повідомлення у WhatsApp/електронній пошті та повідомлення щонайменше за 24 години до цього.
   • Згодом переглянути протокол та рішення.
2. Час: Засідання починаються точно о призначеному часі.
   • Чи очікуєте, що запізнитеся через те, що попереднє заняття трохи затягнулося, або через проблеми з добиранням? Надішліть повідомлення електронною поштою або через WhatsApp, щоб засідання могло розпочатися без вас. За можливості вкажіть, який пункт порядку денного краще розглянути без вашої присутності.
   • Запізнилися або не з’явилися без попередження? Тоді на наступному засіданні доведеться пригощати колег.
3. Перелік завдань: Завжди уважно стежте за переліком завдань, наведеним у протоколі, щоб знати, які обов’язки ви маєте в складі правління.
4. Порядок денний та протоколи
   • Голова та/або секретар забезпечують, щоб порядок денний був доступний для всіх членів щонайменше за тиждень до засідання.
   • Протокол складається під час або після засідання, а на наступному засіданні затверджується або вноситься до нього поправки.
   • Усі протоколи залишаються внутрішніми документами, щоб кожен міг вільно висловлюватися під час засідань. Якщо ми щось оприлюднюємо, то це звіти, в яких викладено позиції правління, а не індивідуальні думки.
5. Витрати на відпустку:
   • Згідно з домовленістю, кожному члену правління за кожне засідання правління виплачується винагорода у розмірі 50 євро. У цьому контексті протоколи відіграють важливу роль щодо підтвердження присутності та місця проведення засідання.

Комунікація всередині та поза межами правління

1. Відкритий діалог
   • Члени правління надають один одному можливість обговорювати питання у повній відкритості та поважати позицію один одного.
   • Ми даємо один одному можливість висловитися і дослухатися до думок інших, не перебиваючи один одного.
2. Зовнішня комунікація
   • Ми виступаємо єдиним голосом від імені правління. Тому ми обговорюємо та, за необхідності, відстоюємо ту чи іншу позицію чи рішення, навіть якщо не всі погоджувалися з цією позицією чи рішенням.

Прийняття рішень у складі правління

1. Голосування може проводитися під час засідань (бажано), електронною поштою та/або через WhatsApp.
   • Якщо рішення потрібно ухвалювати через електронну пошту або WhatsApp, ми намагаємося надати один одному якомога більше часу, щоб спочатку обговорити це та обміркувати.
   • Голова та секретар представляють правління на (зовнішніх) нарадах та засіданнях, і від них очікується, що вони (у разі необхідності) ухвалюватимуть рішення відповідно до позиції правління, з урахуванням того, що це рішення може бути згодом скасоване іншими членами.