Zezwolenie na organizację imprezy
Chcesz zorganizować imprezę? W takim przypadku zazwyczaj potrzebne jest zezwolenie. Impreza to wydarzenie rozrywkowe dostępne dla publiczności. W przypadku niewielkich imprez często wystarczy zgłoszenie.
O zezwolenie należy wystąpić z co najmniej 8-, 12- lub 16-tygodniowym wyprzedzeniem, w zależności od charakteru i skali imprezy.
Wraz z wnioskiem można jednocześnie złożyćwniosek o zwolnienie na podstawie art. 35dotyczące podawania napojów o niskiej zawartości alkoholu oraz wniosek o pomoc w organizacji, cyfrowe tablice informacyjne i panele eventowe.
Być może nie będziesz w stanie od razu wypełnić wszystkich pól, na przykład dlatego, że musisz najpierw znaleźć pewne informacje. W takim przypadku możesz tymczasowo zapisać wniosek, klikając przycisk „Dokończ później”. Aby kontynuować wypełnianie lub sfinalizować wniosek, zaloguj się doswojego osobistego panelu „Mijn Moerdijk”. Wniosek znajdziesz w sekcji „Szkice”.
Czego potrzebuję?
W zależności od charakteru i skali imprezy oraz jej wpływu na otoczenie, podczas wypełniania wniosku wymagane jest załączenie kilku dokumentów. Mogą to być np. scenariusz imprezy, plan mobilności/ruchu drogowego lub dane konstrukcyjne namiotów i innych obiektówo powierzchni większej niż 25m². Do każdego wniosku należy dołączyć co najmniej plan bezpieczeństwa oraz szkic sytuacyjny/plan terenu.
Jak sporządzić plan bezpieczeństwa, plan pomieszczeń lub schemat ruchu?
Trzy regiony bezpieczeństwa w Brabancji opracowały wspólny interaktywny przewodnik dotyczący sporządzania planu bezpieczeństwa. Korzystając z 5 kroków, organizator może samodzielnie opracować logiczny i spójny plan bezpieczeństwa. Więcej informacji na ten temat można znaleźć nastronie internetowej „Jak sporządzić plan bezpieczeństwa na imprezę?”.
Aby pomóc Państwu w sporządzeniu prawidłowego rysunku sytuacyjnego i planu (planów), gminaopracowała „Przewodnik dotyczący rysunku sytuacyjnego i planu (planów)”.
Chcesz sporządzić schemat ruchu drogowego? Skorzystaj w tym celu z programu „Traffic Chart”.
Koszty
- W celach komercyjnych: 264,65 €
- W celach niekomercyjnych 32,00 €
Jeżeli wniosek o zezwolenie dotyczy jednocześnie kilku edycji tego samego wydarzenia w ciągu jednego roku kalendarzowego, opłaty urzędowe należy uiścić za każdą edycję z osobna. W takim przypadku na całkowitą kwotę przysługuje zniżka w wysokości 50%.
Zwolnienie z obowiązku wynikającego z art. 35 ustawy o alkoholu
- W celach komercyjnych 131,25 €
- W celach niekomercyjnych 32,00 €
Spotkanie dotyczące wydarzeń
Podczas comiesięcznych spotkań dotyczących wydarzeń koordynator wydarzeń, inni pracownicy gminy (tacy jak urzędnik wydający zezwolenia, doradca ds. ruchu drogowego i doradca ds. bezpieczeństwa) oraz służby ratownicze omawiają przygotowania operacyjne do wydarzeń oraz ewentualne związane z nimi wyzwania.
Organizują Państwo wydarzenie? W takim razie mogą Państwo zgłosić się, aby omówić je podczas spotkania organizacyjnego. Podczas tego spotkania skupimy się na praktycznych aspektach organizacji wydarzenia. Chodzi tu o przygotowania związane z ruchem drogowym, bezpieczeństwem i dostępnością, ale także o przebieg samego wydarzenia w dniu jego realizacji.
Klasyfikacja zabiegów
Po złożeniu wniosku wydarzenie zostanie zaklasyfikowane jako wydarzenie typu A, B lub C. Ta klasyfikacja decyduje o tym, w jaki sposób wniosek zostanie rozpatrzony.
Impreza kategorii A wiąże się zazwyczaj z niewielkim ryzykiem i ma ograniczony wpływ na otoczenie. Jej skutki dla ruchu drogowego są również ograniczone. Przykładem może być koncert na małą skalę, przedstawienie na placu przed sklepami, jarmark lub wycieczka piesza. Imprezy typu B i C wiążą się ze średnim lub podwyższonym ryzykiem. Ich wpływ na otoczenie i ruch drogowy jest większy. Przykładami są karnawał, imprezy sportowe i muzyczne. W przypadku takich wydarzeń konieczne jest wcześniejsze, dokładne uzgodnienie szczegółów z policją, strażą pożarną i służbami ratownictwa medycznego (GHOR).
O czym jeszcze powinienem pamiętać?
W przypadku zamknięć dróg i/lub objazdów może zaistnieć konieczność zatrudnienia osób kierujących ruchem w celu zapewnienia sprawnego przepływu pojazdów. Jako organizator ponosisz samodzielną odpowiedzialność za zatrudnienie osób kierujących ruchem.
Zgłoszenie wydarzenia należy dokonać za pośrednictwem strony internetowej SVNL. Gmina otrzyma w związku z tym automatyczne powiadomienie. Po zatwierdzeniu wydarzenia osoby pełniące funkcję kierowników ruchu mogą zgłaszać się do udziału w nim. Muszą najpierw przejść szkolenie online. Po pomyślnym ukończeniu tego szkolenia zostaną przydzieleni do danego wydarzenia.
Jako organizator ponosisz odpowiedzialność za bezpieczeństwo i opiekę nad gośćmi, uczestnikami oraz wolontariuszami podczas imprezy. Dlatego ważne jest, aby z wyprzedzeniem ustalić, jakie środki opieki nad uczestnikami oraz wyposażenie do udzielania pierwszej pomocy są niezbędne.
Pomocą w tym zakresie służy norma branżowa dotycząca opieki nad imprezami. Na podstawie tej normy można ocenić, jaki rodzaj opieki nad imprezą jest odpowiedni dla danego wydarzenia oraz w jaki sposób należy ją zorganizować.
Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej poświęconej normie „Veldnorm Evenementenzorg”.
Od 1 stycznia 2024 r. obowiązują unijne przepisy dotyczące stosowania jednorazowych wyrobów z tworzyw sztucznych podczas imprez. Jeśli organizują Państwo imprezę prywatną, nie wolno już używać jednorazowych wyrobów z tworzyw sztucznych. Należy w tym celu stosować pojemniki i kubki wielokrotnego użytku.
Jeśli organizujesz imprezę publiczną, należy naliczyć dodatkową opłatę za jednorazowe kubki i pojemniki. Możesz również zdecydować się na użycie kubków i pojemników wielokrotnego użytku lub poprosić gości, aby przynieśli własne kubki lub pojemniki.
Więcej informacji i przydatnych wskazówek można znaleźć na stronie internetowej organizacji „Minder Wegwerpplastic”.
Zalecamy wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej lub ubezpieczenia imprezowego albo sprawdzenie, czy obecna polisa zapewnia wystarczającą ochronę. Jako organizator ponosisz odpowiedzialność za odwiedzających, uczestników i wolontariuszy. Ponadto możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za szkody powstałe podczas imprezy.
Gmina zawarła umowę ubezpieczenia dla wolontariuszy. Wolontariusze są automatycznie objęci tym ubezpieczeniem.
Czy mogę bezpłatnie promować to wydarzenie?
Tak. Zgłoś swoje wydarzenie publiczne do kalendarza wydarzeń „Uitagenda”. Twoje wydarzenie zostanie wówczas wyświetlone w aplikacji UIT Moerdijk, na stronie VisitMoerdijk.nl oraz na stronie VisitBrabant.com.