Buitenlandse documenten, legalisatie en verificatie

  • buitenlandse documenten zijn in Nederland niet automatisch rechtsgeldig
  • In veel gevallen moeten buitenlandse documenten gelegaliseerd worden voor gebruik in Nederland
  • Informeer eerst bij de gemeente of legalisatie van uw documenten noodzakelijk is
  • Maak hiervoor een afspraak.

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van documenten afkomstig uit het buitenland.

Wat bewijst legalisatie?

  • Dat een buitenlands document is afgegeven door een bevoegde autoriteit
  • Dat de handtekening op het document afkomstig is van de ondertekenaar.

Het bewijst niet dat de inhoud van het document juist is. Bij twijfel over de inhoud kan een verificatieonderzoek volgen.

Waar kan ik buitenlandse documenten laten legaliseren?

Buitenlandse documenten moeten worden gelegaliseerd door de autoriteiten van het land van afgifte. Vraag informatie bij het consulaat van het betreffende land.

Legalisatie buitenlandse documenten per land

Meer informatie kunt u vinden op rijksoverheid.nl.

Waar kan ik Nederlandse documenten laten legaliseren?

Voor het legaliseren van Nederlandse documenten kunt u terecht bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. Kijk voor meer informatie op rijksoverheid.nl.

Apostille

Met een apostille kunt u Nederlandse documenten sneller laten legaliseren. Dit is alleen mogelijk voor landen die zijn aangesloten bij het apostilleverdrag.

Legalisatie

  • Als het een land betreft dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag, zie de website van het ministerie van buitenlandse zaken, dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het betreffende land aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Veiligheid en Justitie.
  • Als het een land betreft dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.
  • U kunt bij de gemeente vragen of een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Verificatie

  • Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit document geverifieerd worden.
  • Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.
  • De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.
  • Het ministerie verstuurt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
  • De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een brief en stuurt het door naar de gemeente. In deze brief staat of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.